辦公室自動化講座1-利用PAD，自動匯總 Google 活動表單到 Excel並另存

重複性的工作最讓人疲乏

Power Automate Desktop (PAD)是免費的零程式碼/低程式碼RPA工具，可以把網頁應用程式和桌面應用程式的操作自動化，對不懂程式的使用者來說是一大福音。

上班族的一天平均會花費40%~60%的時間在處理例行性事務工作，讓人時常感到疲倦且缺乏成就感。如回覆信件、報表統計、資料的複製貼上……等。或許例行性事務工作無法避免，但我們可以使用自動化工具協助，縮短人工操作的時間。

Power Automate Desktop (PAD)有安裝Windows10就可以免費使用，只須排好流程表，一鍵就能將日常單調且重複性高的工作全部自動化完成。

身為一個坐辦公桌的小資上班族，有哪些電腦事務可以用PAD協助呢?這邊以Google活動報名表單為例子，簡要說明如何使用PAD從Google表單自動下載報名結果，並擷取部分內容到一份新的表單，以函數使用簡單的統整後另存為報表。

圖一、二：活動報名表單內容，可以看到目前有13筆回覆資料

步驟一：開啟表單回覆結果-使用方向鍵下載Excel

開啟PAD新流程表，將google表單回覆結果的連結放入，再以方向鍵與Enter鍵來點選表單頁面上的「檔案」-「下載」-「Microsoft Excel (.xlsx)」

步驟二：擷取Excel部分內容到另一份Excel

打開下載的Excel檔「藍染體驗報名表單-會員專用 (回覆)」後，需要再複製部分資料貼到另一份事先編纂好的Excel檔「報名表單統整」。

使用「從Excel工作表中取得第一個可用欄/可用列」，這是PAD一個非常好用的功能，能自動判讀Excel工作表裡第一個空白欄/列。如果資料量龐大，在擷取Excel工作表範圍的時候，我們不需要拼命下拉確認資料到哪一列/欄為止，PAD就可以幫我們自動偵測了，並指定變數名稱為FirstFreeColumn、FirstFreeRow。這樣我們在複製表格內容與貼上資料到另一份Excel的時候，就可以直接用FirstFreeColumn、FirstFreeRow來設定複製及貼上的範圍。

圖三：PAD可以自動偵測與框選表格

步驟三：將Excel報表重新命名並另存新檔

話說回來針對步驟二，為什麼不直接使用Google下載Excel表單就好，還要再複製貼上到另一份Excel檔案?

因為除了報名者資料之外，小編還想另外統計「總人數」與「男女的各自人數」。此時就需要一份含有函數的新Excel報表檔案，在報名者資料貼上後自動運算。

圖四、五：先設定好函數：=COUNT(A:A)、=COUNTIF(F:F,”男”)、=COUNTIF(F:F,”女”)，使用PAD貼上資料後就會自動跑出人數統計結果

將資料貼上新的Excel檔「報名表單統整」成功後，別忘了設定自動刪除舊的Excel檔「藍染體驗報名表單-會員專用 (回覆)」。因為假如持續有人在填寫報名表單，我們自然要更新報名資料。刪除舊檔案就是為了避免在每一次重跑PAD時，讀取到前一次存的Excel舊資料檔檔名。

最後，將完成的Excel報表以「目前的日期時間」命名，另存在桌面並關閉檔案。如此每天只需要按一個執行鍵，就能輕鬆拿到最新的報名統計資料囉。

圖六、七：上述步驟建立的所有PAD流程如圖所示

Power Automate Desktop在台灣還是一個較新穎的工具，目前坊間針對PAD的網路教學資源並不多，書籍則可以參考旗標出版社的《比 VBA 更強的 RPA 來了！Power Automate Desktop 零程式打造辦公室流程自動化》，想靠書籍來自學的朋友可以試試。